Komitmen terhadap tata kelola arsip yang tertib, akuntabel, dan berkelanjutan terus ditunjukkan oleh Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan di Padang melalui pelaksanaan penyerahan arsip statis kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat. Kegiatan ini menjadi bagian penting dalam upaya menjaga memori kolektif lembaga sekaligus memastikan bahwa arsip yang memiliki nilai sejarah dapat terpelihara dengan baik untuk kepentingan generasi mendatang.
Penyerahan arsip statis merupakan proses resmi pengalihan tanggung jawab pengelolaan arsip yang memiliki nilai guna sejarah dari pencipta arsip, yaitu lembaga atau organisasi, kepada lembaga kearsipan. Proses ini dilaksanakan sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang mengatur bahwa arsip yang telah berkategori permanen harus diserahkan kepada lembaga kearsipan untuk dikelola secara profesional. Dalam pelaksanaannya, proses penyerahan arsip statis dilakukan melalui beberapa tahapan penting, mulai dari penyeleksian arsip, penilaian nilai guna, pemberitahuan kepada lembaga kearsipan, verifikasi arsip, hingga serah terima resmi yang dituangkan dalam berita acara serta dilengkapi dengan daftar arsip yang diserahkan.
Penyerahan arsip statis yang dilakukan oleh Balai Besar POM di Padang merupakan arsip yang telah dikategorikan sebagai arsip permanen. Penetapan kategori tersebut dilakukan melalui proses penilaian arsip oleh tim penilai yang terdiri dari unsur Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia dan Arsip Nasional Republik Indonesia. Proses penilaian ini dilaksanakan pada Rabu, 11 Maret 2026, sebagai bagian dari upaya memastikan bahwa arsip yang diserahkan benar-benar memiliki nilai guna sekunder yang penting, khususnya bagi kepentingan sejarah, penelitian, serta pengembangan pengetahuan di masa depan.
Dalam kegiatan tersebut, penyerahan arsip statis dari Balai Besar POM di Padang dilakukan oleh Plt. Kepala Balai Besar POM di Padang, Elyunaida, S.Si., Apt., M.Farm. Sementara itu, arsip tersebut diterima secara resmi oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat, Jumaidi, S.Pd., M.Pd. Prosesi penyerahan berlangsung di Ruang Layanan Arsip Statis dan Galeri Arsip kantor Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat, dalam suasana yang khidmat dan penuh makna sebagai simbol penguatan sinergi pengelolaan arsip antar lembaga.
Rangkaian acara diawali dengan sambutan dari kedua belah pihak yang menegaskan pentingnya pengelolaan arsip sebagai bagian dari akuntabilitas kinerja pemerintahan sekaligus sebagai sumber informasi yang bernilai sejarah. Setelah sambutan, kegiatan dilanjutkan dengan penandatanganan berita acara serah terima arsip statis oleh perwakilan kedua instansi sebagai bentuk legalitas dan pengesahan proses pengalihan pengelolaan arsip tersebut. Acara kemudian ditutup dengan sesi foto bersama sebagai dokumentasi sekaligus simbol terjalinnya kerja sama yang baik dalam pengelolaan arsip.
Adapun arsip statis yang diserahkan dalam kegiatan tersebut berjumlah 11 berkas yang tersusun dalam dua boks arsip. Selanjutnya, arsip tersebut akan disimpan dan dikelola di depo arsip milik Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat. Dengan pengelolaan yang profesional di lembaga kearsipan daerah, arsip-arsip tersebut diharapkan dapat terpelihara secara optimal sehingga tetap terjaga keutuhan, keamanan, serta aksesibilitasnya bagi masyarakat dan peneliti di masa yang akan datang.
Kegiatan penyerahan arsip statis ini juga menjadi langkah strategis dalam mendukung tertib arsip di lingkungan Balai Besar POM di Padang. Selain memastikan bahwa arsip bernilai sejarah terpelihara dengan baik, kegiatan ini juga bertujuan untuk mengurangi akumulasi arsip pada unit pencipta arsip sehingga pengelolaan arsip aktif dan inaktif dapat berjalan lebih efektif dan efisien.
Ke depan, Balai Besar POM di Padang berharap kegiatan penyerahan arsip statis dapat dilaksanakan secara rutin setiap tahun. Dengan demikian, proses penyelamatan dan pelestarian arsip yang memiliki nilai sejarah dapat terus berkelanjutan, sekaligus memperkuat peran arsip sebagai sumber informasi autentik yang merekam perjalanan institusi serta kontribusinya dalam melindungi masyarakat melalui pengawasan obat dan makanan
Balai Besar POM di Padang
